Agent d'accueil Hôtel de Ville (F/H)

• Rattachement hiérarchique :

Rattaché à la Direction Générale des Services.

Pour certaines des tâches, une relation fonctionnelle avec le Cabinet du Maire existe.

• Lieu de travail : accueil de l’Hôtel de Ville

• Définition :

L’agent d’accueil de l’hôtel de ville assure l’accueil physique et téléphonique, oriente le public dans les services et réalise des tâches administratives. Il contribue à donner une bonne image de la collectivité.

• Missions principales :

-           Accueillir, renseigner et orienter le public se présentant à l’Hôtel de ville.

-           Gérer le standard téléphonique général de la mairie (recevoir les appels, renseigner les usagers et transférer les appels vers les services sollicités).

-           Organiser l’affichage et les présentoirs mis à disposition du public.

-           Réception des colis déposés à l’accueil.

-           Participation à l’organisation des rendez-vous des élus.

-           Gestion de la réservation de salles de réunions (envoi des éléments de préparation des salles à la dagl-logistique, diffusion des plannings…).

-           Participation au fonctionnement décentralisé du pool des véhicules (remise de clés et de carnets de bord).

-           Diffusion hebdomadaire des abonnements municipaux.

-           Aide à l’exécution de tâches administratives pour répondre à des besoins du Cabinet et de la Direction Générale des Services (Préparation matérielle de dossiers supports de réunions, travaux de mises sous plis, reprographie, etc…)

-           Lire régulièrement le site internet de la ville pour s’informer, repérer et signaler les informations obsolètes.

-           Veiller à la bonne mise à disposition aux différents occupants internes et externes de la salle du Conseil municipal, aux respects des consignes d’occupation.

-           Veiller à la parfaite fermeture et sécurisation de l’Hôtel de ville et de la Salle du Conseil municipal.

• Diplômes et permis obligatoires :

Niveau V (CAP – BEP / Titre professionnel équivalent…)

• Compétences nécessaires :

-           Maîtrise des techniques d’accueil et des règles de communication.

-           Connaissance de la ville, de ses services et de certaines démarches administratives.

-           Maîtrise du traitement de texte et de l’utilisation d’un tableur.

-           Connaissance des caractéristiques des publics.

-           Parfaite maîtrise de soi face aux différents publics.

-           Maîtrise des techniques de médiation et de négociation pour éviter la survenue de conflits, maîtrise des techniques de gestion de conflits.

• Qualités – Aptitudes :

• • • Qualités d’analyse des situations permettant la meilleure orientation des administrés vers les services compétents.
    • Sens de l’accueil et du service public, amabilité.
    • S’exprimer clairement et savoir reformuler les demandes.
    • Dispositions à la polyvalence.
    • Ponctualité affirmée, rigueur, discrétion et réserve.
    • Qualités relationnelles.
    • Capacité à acquérir et à s’approprier des connaissances sur l’environnement territorial et les notions de service public.

• Liaisons fonctionnelles :

• • Interne Mairie :
• L’ensemble des directions et services municipaux,
• Le Cabinet du Maire,
• Les élus.

• Externe Mairie :

• Usagers du service public,
• Autres administrations, entreprises, etc…

• Congés / Horaires :

25 Congés Annuels + 2 jours de pénibilité

Programmation de la prise des congés et des récupérations, par anticipation et par alternance avec le binôme des fonctions d’accueil de l’Hôtel de Ville et en respectant la continuité du service.

35 heures hebdomadaires avec badgeage selon planning.

Pas de cumul d’heures possible en vue de récupération du fait de la présence obligatoire pendant les heures d’ouverture au public. Récupération des heures supplémentaires qui seraient sollicitées par la hiérarchie.

Des contraintes horaires peuvent être justifiées par nécessité de service.

• Organisation du temps de travail :

Accueil Hôtel de Ville :

* samedi : 9h30-12h lorsque le samedi matin précédent est libéré.

Conditions de rémunération / Avantages :
Traitement indiciaire + indemnité de résidence
Prime de fonction, prime annuelle, prime de service public
Participation aux frais de mutuelle, restaurant municipal
CNAS + « COS » interne + associations sportives