Assistant (e) administratif (ve)
Assister le directeur dans l'organisation du travail des services composant la direction.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de celle-ci
Reproduire, diffuser, classer et archiver des documents.
Gérer les ressources matérielles courantes.
Assurer l'enregistrement et la centralisation des données comptables
Missions, activités et conditions d'exercice
* Missions principales :
Accueil physique et téléphonique,
Réception, suivi du circuit du courrier et ventilation dans les services,
Tri, classement et archivages des documents,
Suivi et mis en forme des dossiers administratifs,
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, collecte des documents de l'ensemble des services avant transmission :
- Pour le budget : préparation des demandes d'engagements budgétaires, réception et classement des factures et des états budgétaires en vue de leur enregistrement dans des tableaux de bord. Suivi spécifique des dossiers budgétaires de la Caisse d'allocation familiale relative au fonctionnement des Centres Socioculturels
- Pour les ressources humaines : enregistrement des congés des agents, transmissions des documents relatifs à la gestion des ressources humaines, suivi des congés, récupération, et heures supplémentaires, etc...
- Pour la gestion des services : réception et transmissions des demandes de fournitures, des besoins logistiques et informatiques...
* Missions secondaires :
- Réception de dossiers relatifs aux dispositifs jeunesse en l'absence des responsables concernés (services civiques, point info jeunesse)
- Suivi des inscriptions à certaines manifestations organisées par les services,
- Participation aux réunions organisées par la direction, rédaction des comptes-rendus.
Profil recherché
* Compétences nécessaires :
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
Saisir des documents de formes et de contenus divers,
Gérer et actualiser une base d'informations,
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées,
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
Rédiger des documents administratifs,
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes,
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
Rechercher et diffuser des informations,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
Rédiger des notes synthétiques,
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
Photocopier et assembler des documents,
Trier, classer et archiver des documents,
Synthétiser et présenter des informations,
Rechercher et diffuser des informations,
Préparer les dossiers pour les instances,
Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi
Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous,
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction,
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels.