• Grade ou Cadre d’emplois : Adjoint administratif territorial
• Filière : administrative
• Catégorie : C

Rattaché au service des Temps périscolaires, l’agent est placé sous l’autorité et l’encadrement du responsable et responsable adjoint du service.

L’agent opère une assistance administrative et financière polyvalente à l’ensemble des tâches et missions relevant de la compétence du service des Temps périscolaires. Il s’agit d’une gestion partagée des affaires courantes du service.

Le poste comporte une dominante RH. Ainsi, il assure l’ensemble du suivi rigoureux et travail préparatoire à la validation des responsables, des sujets RH : suivi OCTIME du temps de travail, absences, congés des animateurs. Centralisation et gestion de l’enregistrement et transmission en RH des heures complémentaires et temps de travail des vacataires, etc.

Le gestionnaire polyvalent apporte également son concours dans la coordination quotidienne et opérationnelle du service, il est support exécutant des coordinateurs de terrain sur les mises en œuvre financières des dépenses du service.

L’agent assure par ailleurs et par roulement avec l’équipe du pôle administratif et financier, l’accueil physique et téléphonique du public dans le cadre des inscriptions gérées par la Direction et des demandes d’informations diverses. Il est pleinement investi lors de la campagne d’inscriptions périscolaires comprenant l’instruction des dossiers papier et en ligne.

Ce poste prévoit également, en lien direct avec les missions principales :

• Un volet planification et suivi :
  • Préparation des dossiers selon les activités du service (évaluation, etc.), création et suivi de fichiers informatiques pour les besoins du service.
• La gestion de l’information, classement et archivage de documents :
  • Trier, classer et archiver les documents – propositions d’outils
  • Rechercher, synthétiser et diffuser des informations
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• L’accueil physique et téléphonique du public :
  • Recevoir le public et traiter les demandes : inscriptions, paiements, renseignements, etc.
  • Répondre aux appels téléphoniques et prise des messages
  • Informer les usagers et personnels de la direction, questionner ses responsables et l’ensemble des personnels de la direction pour apporter réponse aux usagers
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.

• Travail en bureau et en guichet d’accueil. Des déplacements occasionnels possibles sur les centres de loisirs et lieux d’organisation des dispositifs périscolaires.
• Horaires fixes imposés, liés à l’organisation du service et à l’accueil du public.
• Travail certains samedis par roulement pour l’accueil du public.
• Pics d’activité sur les périodes d’inscriptions scolaires et périscolaires ainsi qu’à la rentrée scolaire de septembre.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
• Disponibilité vis-à-vis de l’encadrement de responsabilité de direction.

• Permis B

Les missions sont liées à l’instruction des inscriptions scolaires et périscolaires – accès à la base de données personnelles et confidentielles des familles. Comme tout utilisateur de Concerto, l’agent sera garant de l’intégrité de la base, de sa gestion, de sa sécurité.

• Compétences 
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et maitrise du publipostage
  • Maîtrise prioritaire des logiciels professionnels Concerto, CIRIL et OCTIME
  • Bonne adaptation, aux contraintes et aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
  • Parfaite organisation du travail et rigueur administrative
• Qualités et aptitudes
  • Rigueur et aptitudes réelles et indispensables dans la gestion administrative des dossiers et la gestion financière et budgétaire
  • Sens du travail en équipe
  • Devoir de réserve et de neutralité
  • Bonne capacité d’adaptation à des missions variées
  • Etre capable de rendre compte de son travail
  • Réactivité
  • Autonomie
  • Sens aigu du Service public, relationnel, aptitude à communiquer, à aller chercher l’information
  • Goût pour le contact avec le public
• Communication orale
  • Adopter un vocabulaire professionnel et savoir le traduire en langage clair et compréhensible par tous
  • S’exprimer clairement et savoir reformuler les demandes
  • Adapter son intervention aux différents publics
  • Conserver neutralité et objectivité face aux situations
  • Curiosité professionnelle pour les dispositions légales et réglementaires du secteur
  • Force de proposition pour le service

• Interne Mairie
  • Les services et équipes de terrain de la DAE
  • Les services de la ville concernés par les actions du service Temps périscolaires (DRH, Finances, Techniques, Culture, Sport…)
• Externe Mairie
  • Education nationale / services de l’Etat en charge de la règlementation des accueils de loisirs
  • Prestataires/fournisseurs du service des Affaires scolaires
  • Les familles / représentants parents d’élèves

• 36h30 – 5 jours par semaine, du lundi au vendredi, sur des plages horaires variables avec présence fixe correspondant aux heures d’ouverture aux usagers : 9h00 – 12h00 et 13h30 – 17h30. Avec de l’accueil public en semaine par roulement avec l’équipe du pôle administratif.
• Présence/permanence, certains samedis par roulement avec l’équipe du pôle administratif pour l’accueil du public : de 9h00 à 12h00.
• Contraintes horaires – heures supplémentaires possibles à la demande de l’encadrement ou pour nécessité de service. Ces heures et celles générées par l’accueil du samedi sont récupérées.
• Congés : 25 jrs + RTT cycle de travail et jours de sujétions/pénibilité.